Metaplanung

Zeitpunkt: Freitagnachmittag
Dauer: 30′
Gruppe: Gruppenarbeit
Material: Alte Lagerauswertungen

Inhalte:
– Konzept der Metaplanung kennenlernen
– Wichtige Bausteine der Metaplanung
– Erstellen der eigenen Metaplanung

Einleitung

Was geht euch durch den Kopf, wenn ihr daran denkt, nächstes Jahr die Hauptlagerleitung für ein SoLa oder HeLa zu übernehmen? Freut ihr euch auf die Herausforderung? Traut ihr euch schon zu, diese Verantwortung zu übernehmen? Oder habt ihr vielleicht Respekt davor, an wirklich alles zu denken, was wichtig ist? Wahrscheinlich ist es eine Mischung aus allem – und genau darum geht’s jetzt: den Überblick zu behalten und an alles Wichtige zu denken.

Die Metaplanung ist die Planung der Planung. Es geht darum, dass ihr euch im Vorfeld Gedanken macht, wie eure Planung aussieht. Ein positiver Nebeneffekt ist, dass ihr weniger zu tun habt während der Planung, da eure Hoggtraktanden schon definiert sind. Es hilft auch bei der Übersicht, welche ToDos ihr schon abgehackt habt und welche noch offen sind. 

Die Idee der Metaplanung stammt aus der Kursplanung. Aus unserer Sicht kann sie aber auch eins zu eins für Lager genutzt werden. Es kann daher auch sein, dass ihr noch nie davon gehört habt. Die Idee dieses Posten ist daher, dass ihr das Konzept schonmal kennen gelernt habt und es auch einmal ausprobieren könnt.

In unserem Fall besteht die Metaplanung aus vier Teilen: 
– Auswertung der Lagerauswertung
– Hoggplan 
– Deadlines 
– Verantwortlichkeiten 
Die Metaplanung ist aber kein Abschliessendes Konzept und kann beliebig ergänzt werden. Z.B. mit ToDo listen oder einer Liste aller Ressorts. 

Auftrag/Aufträge

(1) Alte Lager auswerten (7‘)

Wenn man als Hauptlagerleitung die Lagerplanung beginnt, muss man sich als erstes mit dem letzten Lagerbeschäftigen. Im besten Fall liegt irgendwo eine Lagerauswertung, die ihr verwenden könnt. Es geht dabei darum, dass man die gleichen Fehler nicht ein zweites Mal macht und das Strukturen überdenkt und angepasst werden. Daher ist es nun auch euer Auftrag die beiliegende Auswertung anzuschauen und euch die wichtigen Dinge herauszuschreiben, die ihr anpassen wollt. Schreibt eure wichtigsten Punkt anschliessend in die Metaplanung. 

To Do: 
– Lagerauswertung anschauen
– Wichtigste Punkte aufschreiben

(2) Eigene Metaplanung erstellen

In diesem Teil geht es um die konkrete Metaplanung. Dafür müsst ihr einfach die untenstehende Anleitung Schritt für Schritt befolgen und schon seid ihr fertig! 

  1. Zuerst müsst ihr euch für die Form der Lagerplanung entscheiden. Dabei gibt es diverse Möglichkeiten: 
    • An den regulären Stufenhöggs einbauen 
    • Spezifische Höggs abmachen (Abend / Samstag / Sonntag) 
    • Planungsweekend 
    • Andere

      Die Form kann auch eine Mischung aus verschiedenem sein. Wichtig ist dabei, dass ihr auch die Bedürfnisse der Mitleitenden beachtet. Weiter ist auch wichtig zu wissen, ob ihr kurz oder lange Höggs plant, ob immer alle zusammensitzen oder auch in Gruppen Höggs gemacht werden. 
  1. Nun geht es darum die Themen für die Höggs zu definieren. Schreibt dazu zwei Listen auf deinem Blatt Papier. Eine mit Traktanden die in jeder Lagerplanung wichtig sind, und eine mit speziellen Traktanden.
    Als Hilfe könnt ihr euch durch alte Planung Protokolle klicken.
  1. Versucht nun abzuschätzen wieviel Zeit für welches Traktandum benötigt wurde und erstellt einen Zeitstrahl, wann welches Traktandum wichtig ist. Ihr könnt dafür die Liste in Streifen schneiden und neu anordnen. 
  1. Nun könnt ihr die Höggs definieren in dem ihr oben anfangt und immer soviel Traktanden zuteilt wie zeitlich passen. Z.B. an einem 3h Hogg kann man ein 1h Traktandum und ein 2h Traktandum einplanen. 
  1. Abschliessend müsst ihr die Höggs noch zeitlich terminieren. Dabei gibt es zwei Ansätze, entweder ihr gebt die Daten vor oder ihr definiert Zeiträume in denen der Hogg stattfinden soll. 
  1. Fakultativ:
    Um die Effizienz und die Attraktivität der Höggs zu steigern, könnt ihr Methoden definieren, die euch helfen die Traktanden zu erreichen. Beispielsweise:
    „Stadt Land Thema“ um das Thema zu finden. 
    „Collage erstellen“ um die Bedürfnisse im Leitungsteam zu klären. 

(3) Deadlines erstellen (7‘)

Holt euch hier Hilfe, wenn ihr noch nie mit dem Hering gearbeitet habt. 

  1. Geht auf die Website des Online Herings . Dort findet ihr unter Kalender ein Tool mit dem ihr leicht euren Zeitplan erstellen könnt. 
  1. Entscheidet wieviel Zeit ihr als Puffer benötigt und ladet euch euren Zeitplan als Excel herunter. 
  1. Nun müsst ihr noch eigene Deadlines ergänzen, denn das Tool ist erstellt lediglich für die administrativen Aufgaben Deadlines. Mögliche weitere Deadlines wären: 
    • Detailprogramm an HLL oder TV  (Bevor es an den Coach/ die ALs geht) 
    • Deadlines für gewisse Ressorts 
    • Anmeldeschluss 
    • Lagerplatz fixen 
    • Blockmaterial fertig 
    • Weitere. 
  2. Zum Schluss erfolgt der gegencheck ob die Termine der Höggs, diese Deadlines zulassen oder ob ein Hogg verschoben werden muss. 

Nun ist der Plan für die Planung fertig. Der letzte Schritt ist nun noch die Verantwortlichkeiten des HLLs zu definieren oder falls es mehrere HLLs gibt die Verantwortlichkeiten untereinander aufzuteilen. Dieser Teil dürft ihr in eurer Planung aber überspringen.